Bei Projekten, die nach Stunden abgerechnet werden haben Sie bei der Erfassung einer neuen Zeit die Möglichkeit festzulegen, dass diese Zeit nicht mit abgerechnet werden soll. Entfernen Sie dafür einfach den Haken bei “Rechnungstellung möglich” und Sie können beliebig viele Zeiten – auch über das veranschlagte Budget hinaus – erfassen.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Übersicht > Neue Zeit anlegen und deaktivieren Sie das jeweilige Kästchen.

Sie können die verschiedenen Zeiten bei der Erstellung des Stundenzettels beliebig sortieren, indem Sie sie über die gelben Pfeile (Hoch oder runter) in die gewünschte Position bringen.

Um die Zeiterfassung zu beschleunigen, haben Sie die Möglichkeit, einzelne Zeiteinträge zu duplizieren. Daten (wie Projekt, Zeit und Aufgaben), die Sie bei betreffendem Eintrag schon angegeben haben, sind dann bei dem duplizierten Eintrag voreingestellt.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Übersicht > Zeiteintrag duplizieren (Aktionsbutton Plus)

Ja. Sie können dem Stundenzettel Felder für Ihre Unterschrift sowie für die Unterschrift Ihres Kunden hinzufügen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Stundenzettel im Querformat zu speichern.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Stundenzettel > Neuen Stundenzettel anlegen > Erweiterte Einstellung und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Ja. Der Stundenzettel kann auch im Querformat angelegt werden.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Stundenzettel > Neuen Stundenzettel anlegen > Erweiterte Einstellung und wählen Sie die gewünschte Option Querformat aus.

Nein. Sie erstellen einfach ein Projekt (zB. als Dozent je Unterrichtsfach) und erfassen Ihre Arbeitsstunden für jeden Tag. Anschließend haben Sie die Möglichkeit Stundenzettel zur Übersicht zu erstellen, in denen Sie individuell selektieren können, welche Ihrer erfassten Stunden auf dem Stundenzettel erscheinen sollen.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Stundenzettel > Neuen Stundenzettel anlegen und treffen Sie Ihre Auswahl.

Sie können Zeiten eines beliebigen Zeitraumes in einem Dokument zusammenfassen, das Sie Ihrem Kunden vorlegen können. Wenn Ihr Kunde diesen Stundenzettel unterschreibt, bestätigt er damit, dass Sie die ausgewiesene Leistung erbracht haben.

Gehen Sie für die Erstellung eines Stundenzettels zu ZEITEN > Stundenzettel > Neuen Stundenzettel anlegen

Diese Frage kann sich auf zwei Szenarien beziehen.

1. Sie haben selber im Verlauf der Zeiterfassung einen Stundenzettel mit dem betreffenden Zeiteintrag erstellt.
2. Sie haben aus Ihren erfassten Zeiten direkt eine Rechnung erstellt, wobei Ihnen tagwerk automatisch einen Stundenzettel generiert hat.

Für beide Fälle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zeiteinträge zu bearbeiten, indem Sie den betreffenden Stundenzettel löschen oder ihn dahingehend bearbeiten, dass Sie die jeweiligen Stunden wieder austragen.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Stundenzettel > Stundenzettel bearbeiten (Aktionsbutton)

Zeiten lassen sich auf drei Arten erfassen:

1. Über das Zeiterfassungsformular. Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Übersicht > Neue Zeit anlegen
2. Über das Duplizieren eines bereits erfassten Zeiteintrags. Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Übersicht > Zeiteintrag duplizieren (Aktionsbutton)
3. Über die Kalenderfunktion. Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Kalender und klicken in den gewünschten Tag.

Welche Aufgaben in einem Projekt mit definierten Aufgaben ausgeführt werden, ist in den Einstellungen des Projektes festgelegt. Hier können Sie die Aufgabenliste jederzeit bearbeiten.

Gehen Sie dafür zu PROJEKTE > Übersicht > Projekt bearbeiten (Aktionsbutton)

Ja. Das System verhindert Überschneidungen nicht, wird Sie aber warnen und die betroffenen Einträge anzeigen. Sie können Überschneidungen auch im Kalender erkennen.

Gehen Sie dafür zu ZEITEN > Kalender

Wenn Sie z.B. einen Tag über an einer Aufgabe arbeiten und eine Mittagspause machen, brauchen Sie nicht zwei Einträge anlegen -einen für den Vormittag und einen für den Nachmittag- sondern können die Zeiten mit einem Eintrag erfassen.

Gehen Sie für die Zeiterfassung zu ZEITEN > Übersicht > Neue Zeit anlegen

Das System lässt Sie Zeiten für ein Projekt nicht erfassen, wenn ...

• ... die Zeiten außerhalb des Projektzeitraums liegen. Sie bekommen dann eine Warnmeldung mit einem Link auf das Projekt und können dort den Zeitraum ändern.
• ... durch die Zeiten ein mit dem Kunden definiertes Budget überschritten wird. Dies gilt nur für Projekte, die auf Stundenbasis abgerechnet werden. Auch hier wird Ihnen in der Warnmeldung ein Link für die Bearbeitung des Projektes angeboten.

Sie können den Zeitraum und das Budget Ihrer Projekte jederzeit bearbeiten. Gehen Sie dafür zu PROJEKTE > Übersicht > Projekt bearbeiten (Aktionsbutton)

Das System geht davon aus, dass Sie Ihre geleisteten Zeiten in chronologischer Reihenfolge eintragen. Ein neuer Eintrag schließt somit immer an den letzten Eintrag an. Wenn das Ende Ihrer zuletzt erfassten Zeit nach 18:00 Uhr liegt, springt die Vorbelegung beim nächsten Eintrag automatisch auf den nächsten Tag. Wenn dieser ein Wochenende ist, springt das Datum auf den nächsten Montag.

Gehen Sie für die Erfassung eines neuen Zeiteintrags zu ZEITEN > Übersicht > Neue Zeit anlegen