tagwerk bietet Ihnen vier verschiedene Abrechnungsarten für Reisen an, abhängig von Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden:

1. Die Kosten der Reise werden von Ihnen getragen. Wählen Sie dazu die Option "Reise wird nicht mit dem Kunden abgerechnet".
2. Die Kosten der Reise werden komplett vom Kunden übernommen. In diesem Fall wird die Reise in der Rechnungsstellung mit aufgeführt. Wählen Sie dazu die Option "Kunde übernimmt Reisekosten".
3. Die Kosten der Reise werden bis zu einer bestimmten Höhe vom Kunden übernommen, in der Rechnung werden dann die Reisekosten nur bis zu dieser Grenze ausgewiesen. Wählen Sie dazu die Option "Reisekosten werden bis zu einem Limit übernommen. Vereinbartes Limit x €".
4. Vom Kunden wird ein Festbetrag für die Reise übernommen. In der Rechnungsstellung wird dieser Festbetrag ausgewiesen. Wählen Sie dafür "Kunde zahlt eine Pauschale für die Reise. Vereinbarte Pauschale: x €".

Für die Erfassung einer neuen Reise und die Wahl der Abrechnungsart gehen Sie zu REISEN > Übersicht > Neue Reise anlegen

Wenn Sie eine Reise bearbeiten oder eine neue Reise anlegen, haben Sie die Möglichkeit unter "Abrechnungsart" die jeweilige Art der Kostenübernahme auszuwählen.

Gehen Sie dafür zu REISEN > Übersicht > Neue Reise anlegen

Reisekosten bestehen meist aus vielen kleinen Belegen (Taxiquittungen, Fahrscheine, etc.). Diese alle einzeln einzuscannen und hochzuladen, ist ein relativ großer Aufwand. Deshalb haben Sie bei der Erfassung einer neuen Reise die Möglichkeit, ein Dokument oder einen Scan hochzuladen, bei dem Sie Ihre Reisebelege auf ein Blatt Papier geklebt und dann eingescannt haben. Die Beträge Ihrer Belege erfassen Sie dann anschließend über die Option "Spesen anlegen".

Gehen Sie dafür zu REISEN > Übersicht > Neue Reise anlegen > Spesen anlegen

Wer beim Kunden oder im Hotel isst, muss seinen Tagessatz um einen vom Gesetzgeber vorgegebenen Betrag reduzieren. Die oben genannten Posten sind mit negativen Beträgen vorbelegt und reduzieren dadurch den Tagessatz.

Für die Erfassung einer neuen Reise mit Spesen gehen Sie zu REISEN > Übersicht > Neue Reise anlegen > Spesen anlegen

Einige Posten, wie z.B. Spesensätze, sind vom Gesetzgeber vorgegeben. Das System gibt dann gegebenenfalls den vorgeschriebenen Wert vor. Dieser kann nicht überschrieben werden.

Durch die Zuordnung der Posten zu einem Typen weiß das System, welcher Mehrwertsteuersatz dafür gilt. Die Berechnung der Steuersätze für die einzelnen Posten erfolgt dann automatisch über mein-tagwerk.de

Für den Kunden ist es wichtig, dass die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist.
Außerdem setzen sich Reisekosten aus Posten zusammen, die ...

• ... den normalen Umsatzsteuersatz aufweisen, wie z.B. Bahnfahrkarten und Gastronomiebelege.
• ... den reduzierten Umsatzsteuersatz aufweisen, wie z.B. Taxifahrten in der Stadt und Hotelbelege.
• ... keine Umsatzsteuer aufweisen, wie Spesen und Flüge.

Das Herausrechnen der Umsatzsteuer ist deshalb für eine Reise sehr wichtig. In der Rechnung für den Kunden wird dann für alle Posten zusammen der normale Umsatzsteuersatz zugrunde gelegt.

Durch die Zuordnung zu einem Projekt können alle Daten des Projektes - Reisen, Zeiten, Ausgaben, Rechnungen - gemeinsam ausgewertet werden. Sollten Sie eine Reise haben, die keinem Projekt zugeordnet werden kann, legen Sie dafür einfach ein internes Projekt an.

Gehen Sie dafür zu PROJEKTE > Übersicht > Neues Projekt anlegen und wählen Sie die Abrechnungsart "intern" aus.