Zeitmanagement
In der heutigen Zeit eines der wichtigsten Faktoren für Selbständige. Wir haben einige Profis zu diesem Thema befragt. Welche Schritte sind wichtig und was macht den Erfolg aus. Warum ist Zeitmanagement manchmal so schwierig und scheitern manche daran?
Unsere Experten:
Thomas Friebe, Sprecher aus Köln
Jolanda van Beek, Sponsorseeker aus Brüssel
Jay Papasan aus Austin, Texas
Julia Scharnhorst aus Weddel/Hamburg
1. Thomas Friebe ist Sprecher, Coach und Autor. Er lebt mit Familie in Köln
Thomas Friebe Sprecher Coach und Autor
Welche Schritte sind Deiner Meinung nach die wichtigsten um mit dem Zeitmanagement zu beginnen?
Am Anfang muss immer die Frage stehen: Was ist am Wichtigsten? Ohne klar definierte Prioritäten ist Zeitmanagement überflüssig. Im englischsprachigen Raum gibt es dafür den schönen Terminus „first things first“. Fehlt diese Prioritätensetzung, manage ich nur das Chaos und bin immer frustriert.
Wovon häng der Erfolg massgeblich ab?
Jede Tätigkeit kann beliebig lange ausgedehnt werden. Der Erfolg guten Zeitmanagements ist daher für mich die richtige Mischung zwischen Zeitaufwand und Ergebnis. Hier gibt das Pareto-Prinzip mit seiner 80/20 Regel einen guten Handlungsleitfaden vor. Es besagt, dass 20 % deiner Zeit, die du für ein Projekt aufwendest, 80 % des Ergebisses bringen. Für die letzten 20 % des Ergebnisses wendest du also 80 % der Zeit auf. Wenn du dich also auf die 20 % konzentrierst, die den Löwenanteil des Projekts ausmachen, kommst du schneller zum Ziel und bist wesentlich effektiver. Dieses Konzept erfordert in der Umsetzung aber auch Mut. Ich muss dann mit 80 oder 85 % des Ergebnisses auch zufrieden sein. Es ist also nichts für Perfektionisten.
Woran scheitern Deiner Ansicht nach die meisten Selbständigen beim Zeitmanagement?
Ganz klar: am schon erwähnten Perfektionismus. Wenn Du alles perfekt haben willst, dauert es ewig.
Viele scheitern aber auch daran, dass sie den Zeitaufwand für Ihre Tätigkeiten grundsätzlich unterschätzen. Das sorgt dann für Stress. Mein Tipp: 25 bis 30 % Pufferzeiten einplanen. Egal ob für tägliche Routinen oder für ein neues Projekt. Das ist viel Zeit, hat sich aber bewährt, denn es gibt doch immer wieder Störungen und Unterbrechungen, die man nicht planen kann und die einem den schönen Zeitplan gerne über den Haufen werfen.
Viele Selbstständige stecken in einem Dilemma. Sie machen viel zu viel selbst. Ich mag es eigentlich nicht, abgedroschene Sprüche zu zitieren, aber in diesem Zusammenhang passt es: die meisten Selbstständigen arbeiten „selbst und ständig“. Von Akquise, Auftragsannahme, über Terminplanung, Projektplanung und -ausführung, dazu womöglich noch Büroarbeiten, Rechnungsstellung, vorbereitende Buchhaltung… Es ist aber heute möglich sehr viele Tätigkeiten auszulagern, zu vereinfachen und auch zu automatisieren, dass wir als Selbstständige nicht mehr alles selber machen müssen. Ich stelle im Potenzial-coaching gerne die Frage: „Was machst du – im Sinne des Kundennutzen – besser als alle anderen?“ Und wenn es dazu eine Antwort gibt, ist die Lösung: „Konzentriere Dich darauf und reduziere alle anderen Aktivitäten auf ein Minimum.“ Ganz häufig ist das der Schlüssel zu mehr persönlicher Erfüllung, vollen Auftragsbüchern (aufgrund des gesteigerten Kundennutzens) und weniger Stress.
Was war die kurioseste Geschichte oder Beauftragung in diesem Zusammenhang für Dich?
Auch wenn ich gerne über Planung spreche und sie für essentiell halte, bin ich selbst nicht der beste Planer meiner Zeit. Allerdings bin ich in der glücklichen Lage, einen Assistenten zu haben, der meine Termine managed. In seiner Abwesenheit rief – erst letzte Woche – die Disponenten einer TV-Produktionsfirma im Büro an um einen Termin für eine Sprachaufnahme zu vereinbaren. Ich kokettierte noch am Telefon, „dass ich >>Termine machen<<, ja wohl auch könne“, und trug den Wunschtermin der Disponentin fröhlich in den Kalender ein. Sie hatte gerade aufgelegt, da sah ich eine Terminüberschneidung. Ups. Doch anstatt die Dame direkt wieder anzurufen, wollte ich mir diese Blöße nicht geben und versuchte den anderen Termin umzulegen. Der Kunde, den ich anrief, war darüber nicht erfreut, er hatte die Sprachaufnahme für diesen Tag schon lange im voraus gebucht (was ich natürlich nicht wusste) und er verneinte eine Verschiebung. Also blieb mir nichts anderes übrig als kleinlaut die Disponentin anzurufen und ihr von der Überschneidung zu berichten. Die hatte in der Zwischenzeit ihren Redakteur schon informiert und ihm den Termin bestätigt. Arrrrrgggg. Dumm gelaufen. Auch wenn wir schließlich einen Ausweichtermin fanden , war mir das ziemlich peinlich und eine Lehre: Ich konzentriere mich einfach weiter auf das, was ich am Besten kann! Und das ist sicher nicht Termindisposition.
Was bringt Dich manchmal bei Deinem eigenen Zeitmanagement zur Verzweiflung?
Ich bin oft zu ungeduldig. Wenn ich ein neues Projekt angehe, zum Beispiel einen digitalen Coaching-Kurs und ich mich mit meinem Team zusammensetze um die Entwicklung, die Produktion und die Vermarktung zu planen, dauert es mir immer viel zu lange bis die Produktion „auf dem Markt ist“. Dabei weiß ich natürlich, dass ich die Zeit gerne unterschätze und meine Planungsprofis einen realistischen Blick auf die Dinge haben – und auch einen realistischen Blick auf mich. Ja, das bringt mich manchmal zur Verzweiflung: die Diskrepanz zwischen Wissen („Alles braucht seine Zeit“) und Wollen („Das muss schneller gehen, am Besten jetzt, sofort!“).
Ein letzter Tipp für alle Gestressten?
Oh, da gäbe es viele Tipps. Dieser hier könnte dein Denken verändern. Mach dir klar: Stress gibt es gar nicht. Stress ist eine Projektion. Stress wird persönlich durch dich selbst verursacht. Es ist nicht „das Projekt“, nicht „der Zeitdruck“, nicht „der Kunde“ und auch nicht „zu viel Arbeit“. Es ist nur dein Blick auf die Dinge, der dir „Stress“ macht. Die Ursache für Stress liegt also nicht „da Draußen“ sondern bei DIR. Wenn DU die Verantwortung für „den Stress“, der ja DEIN Stress ist, übernimmst, machst du einen großen Schritt in die Freiheit. Seitdem ich das begriffen habe, lebe ich viel entspannter. Ich entscheide mich in Drucksituationen ruhig und besonnen zu sein.
INFO:
Thomas Friebe ist einer der bekanntesten Sprecher im deutschsprachigen Raum. Seine Stimme ist einem Millionenpublikum aus Sendungen, wie „Wer wird Millionär?“, „Klein gegen groß“ oder „sternTV“ vertraut. Computerspiel-Fans kennen ihn aus Blockbuster Games wie Assassin‘s Creed (Desmond Miles), WOW (Feuergott Ragnaros), COD (Edward Richtofen). Da er zu Anfang seiner Karriere, als junger Radiovolontär, unter extremem Lampenfieber und Mikrophonangst litt, hilft er heute Menschen dabei ihre Auftrittsangst zu meistern. Neben seiner Tätigkeit als Sprecher und Vortragsredner entwickelt Thomas Friebe digitale Coaching-Produkte zu den Themen „Auftreten“, „Präsentieren“, „Überzeugen“. Sein aktuelles Projekt: „Endlich LampenfieberFrei!“ – ein Onlinekurs für alle, die endlich aus der zweiten Reihe heraustreten wollen.
So erreichst Du mich
Online unter: thomasfriebe.com Lampenfieberfrei.com
Alles Liebe
Thomas Friebe
2. Jolanda van Beek aus Brüssel arbeitet als Sponsorseeker und ist Eigentümerin von Parc Brussel Appartments
Which first steps are the most important ones to start with time management?
• Write a to do list for the week and a to do list per day.
• Schedule your day in an intelligent way.
• Traffic jams : what time is the best time to avoid traffic jams
If you leave the house at 8am and you are stock in traffic jam for 1 hour than maybe it is better to leave at 7.30 am so you will be in the office at 8 OR leave at 8.30 and you will arrive at 9.
• Phone calls during office hours 9h30 – 12h30 / 14h – 17h00) – clients don’t like phone calls too early and not too late..
• Administration: Friday afternoon (or evening when the children are in bed and your husband is watching soccer)
• Proposals (I am a morning person so before 9h30 and after 17h00)
• Remove yourself from distraction like emails coming in, what’s app, facebook, Instagram , …
• Don’t take phone calls from friends and family during office hours. Call them back when you are in the car.
• Outsource everything that cost you a lot of energy. I love my cleaning lady.
• Schedule your free time / breaks like a business appointment and stick with it!
What reasons assure the success mostly?
• A concrete plan :
• Break big tasks in smaller tasks (create a retro planning)
• Start with something and finish it completely
• Answer your mails only 2x per day – wifi out !
• Set priorities
• the above (first steps)
Why do people fail doing effective time management in your opinion?
• No focus :
• often freelancers work at home. They always find a reason to not work (kids, washing machine, mother in law passing by)
• all the “bing bing” noises from social media, emails and answer these immediately.
• Can’t make a distinction in priorities and less priorities
• Take on too many projets for the amount of hours. If you have children and you know you need to drop them off at 8 am and pick them up at 4pm than don’t take on projects that takes you 10 hours a day OR hire someone
Can you tell us some oddities from your daily work with clients concerning time management?
I have two businesses:
• I am a sponsor seeker for events
• I rent out furnished apartments: parcbrusselsapartment.be
Both jobs have nothing to do with each other but I remark there is one common thing concerning time managmeent.
The client need asap information. Therefor I create standard letters, proposals, presentations in different language and adapt them completely in function of the client BUT it takes a long time to get feedback. I guess it was not that urgent anyway
What drives you crazy about your own time management sometimes?
Sometimes projects takes more time than expected / hoped for and than you have an overlap.
This means working day and night – weekends.
For the furnished apartment I outsource the washing, ironing, cleaning completely I just be the contactperson and receive the person because I think it is important that they meet the landlord, are welcomed in their own language and feel at home while being away.
One last tip for all stressed out freelancers?
A day has 24 hours / a week has 7 days.
If you look up to that “mountain” of work you have it will calms you down to realise that you still have lot’s of time;
So sit down make a plan, set priorities, create a schedule and keep breathing… you will succeed ! At the end everything will always be fine and otherwise smile and be professional.. stop being such a perfectionist
Parc Brussels Apartment
I welcome you all in parcbrusselsapartment.be
We have space for max 2 couples or a family with 3 children.
We are located in a beautiful area in Brussels, in front of a park
Just take a look at our website and give me a call if you have questions.
contact me
Online: parcbrusselsapartment@gmail.com
+ 32 478 25 77 93
Groetjes Jolanda
3. Jay Papasan aus Austin, Texas ist bestseller Autor, Vizepräsident und Chefredakteur von Keller Williams Realty International
Jay Papasan
Which first steps are the most important ones to start with time management?
Start by getting clear on your priorities. Every day you should be clear about your top priority and you should have ample time blocked for it on your calendar in the morning.
When people launch their days by knocking out their most important work, the little stuff takes care of itself.
What reasons assure the success mostly?
Persistence. No one accomplishes anything remarkable without setbacks. So plan for them.
The planning fallacy is real. We are almost always overly optimistic about how much we can accomplish and how quickly we can do it. So lavish time on your top priority. If you think it will take an hour, dedicate two hours.
This not only allows you to compensate for overly optimistic projections, it also allows you to navigate inevitable roadblocks that life will throw your way.
Why do people fail doing effective time management in your opinion?
Most people fail to manage their time because their attempt to manage everything. Their calendars are clogged with minutia and busy work. First, identify your priorities. Second, block ample time (in the mornings) to accomplish your most important work. Third, live your calendar.
In our experience, this can be accomplished with about 30 minutes of thoughtful planning each week. And research shows that people who successfully block time for their work this way are about three times more likely to accomplish it.
Can you tell us some oddities from your daily work with clients concerning time management?
Other than a weekly breakfast meeting for networking, I do all my client work in the afternoons. Mornings are reserved for my agenda. This sometimes makes it hard to schedule time.
What drives you crazy about your own time management sometimes?
It’s not complicated. You don’t need a colored pencils, leather-bound journals or intrusive apps. All you need is clarity around what matters and the willingness to time block a few important things each and every week.
It’s better to get out of the business of managing your time and into the business of managing our priorities.
One last tip for all stressed out freelancers?
Pro tip: When someone asks to schedule a meeting during your priority work time, simply say, “I’m sorry. I already have an appointment then. How about after lunch?” No one asks who your appointment is with. And it takes the awkwardness out of protecting your time blocks.
contact me
Online: www.the1thing.com
Warmly
Jay Papasan
4. Julia Scharnhorst aus Weddel/Hamburg ist Gesundheitspsychologin und Autorin. Sie bietet Trainings und Beratung an mit Schwerpunkt psychische Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Julia Scharnhorst
Welche Schritte sind Deiner Meinung nach die wichtigsten um mit dem Zeitmanagement zu beginnen?
Zeitmanagement heißt, einen Überblick gewinnen über die zu erledigenden Tätigkeiten und die zur Verfügung stehende Zeit. Dann werden die Aufgaben so eingeplant, dass die wichtigen Dinge rechtzeitig erledigt werden können.
Dafür braucht man also eine Liste der Tätigkeiten – versehen mit einer Einschätzung der Wichtigkeit, Dringlichkeit und Zeitdauer – und einen Kalender. Dann fängt man an, die Aufgaben für die nächsten Tage und Wochen schriftlich in den Kalender einzutragen.
Um herauszufinden, wo eventuell Zeitfresser sich im Alltag verstecken und man sich mit eher unwichtigen Dingen beschäftigt, ist es sinnvoll, ein paar Tage einen Selbstbeobachtungsbogen zu führen. Dabei trägt man alle 15 oder 30 Minuten ein, womit man sich gerade beschäftigt. Dadurch gewinnt man einen guten Überblick, wie die Zeit tatsächlich verwendet wird und kann überprüfen, ob das so sinnvoll ist.
Wovon hängt der Erfolg maßgeblich ab?
Erfolgreiches Zeitmanagement hängt sehr von der guten und realistischen Planung und von der konsequenten Umsetzung ab. Dafür ist eine schriftliche Planung – ob auf Papier oder digital – eine wichtige Voraussetzung. Wenn Aufgaben nicht in der geplanten Zeit erledigt werden konnten, müssen sie neu eingeplant werde. Diese Planung betrifft alle Tätigkeiten, also nicht nur Termine mit anderen Menschen.
Woran scheitern die meisten Selbstständigen beim Zeitmanagement?
Viele Selbstständige sind mit ihrem Zeitmanagement nicht konsequent genug, sie fühlen sich in ihrer Freiheit eingeengt, wenn sie ihren Alltag fest strukturieren sollen. Sie arbeiten dann unsystematisch mal an diesem Projekt, dann an jener Aufgabe, ohne wirklich sinnvolle Prioritäten zu setzen und haben oft die herannahenden Deadlines nicht im Blick.
Eine zweite Hürde ist die richtige Einschätzung der benötigten Zeitdauer für die einzelnen Aufgaben: eine neue Präsentation mal eben in einer halben Stunde erstellen? Ein Angebot in einer Viertelstunde erledigen wollen? Das wird nicht funktionieren. Hilfreich ist es, sich für einige Tätigkeiten, die häufig vorkommen, zu notieren wie lange sie wirklich gedauert haben. Dann kann man realistische Zeitspannen dafür vorsehen.
Eigenes Zeitmanagement
Ich habe inzwischen festgestellt, dass ich ein ganz gutes inneres Radar für die Dringlichkeit von Aufgaben und die Zeit, die ich zur Erledigung brauche bekommen habe. So kann ich auch vor wichtigen Deadlines mal einen Nachmittag frei machen und bin dann doch rechtzeitig so energiegeladen, dass ich rechtzeitig fertig werden – wenn auch auf den letzten Drücker.
Ein letzter Tipp für Gestresste
Ganz wichtig beim Zeitmanagement: Pufferzeiten einplanen! Meistens kommt doch noch etwas dazwischen oder die Dinge dauern länger als gedacht. Also nicht jede Minute verplanen, sondern höchsten 50 % der Zeit fest verplanen. Der Rest der Zeit füllt sich auf jeden Fall noch.
Und ein letztes: Pausen einplanen und nicht vergessen! Gerade Selbstständige neigen oft zur Selbstausbeutung und gönnen sich nicht genügend Ruhe und Muße. Wer genügend Pausen macht, tankt wieder Energie auf und ist anschließend viel produktiver. Der Verzicht auf Pausen und Freizeit spart also nicht wirklich Zeit.
So erreichst Du mich
Online unter: Health Professional Plus
Schöne Grüße
Julia Scharnhorst
» belegjunkie » Zeitmanagement für Selbständige
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About the Author: Petra Schuster
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