Das Ticken der Uhr scheint immer schneller zu laufen, der Stapel am Schreibtisch nicht weniger zu werden. Durch das falsche Zeitmanagement als Freelancer und Freelancerin kann schnell der Eindruck entstehen, zu wenig an einem Arbeitstag geleistet zu haben. Da kommt gerne die Frage auf: Warum hat meine Produktivität so einen Durchhänger?
Das richtige Zeitmanagement kann in der Selbstständigkeit einen riesigen Unterschied machen. Weißt Du, an welchen Ecken und Enden zu feilen und welche Zeitmanagement-Methode am besten für Dich geeignet ist, kannst Du einen großen Unterschied in Deiner täglichen Produktivität und Zufriedenheit als Freiberufler und Freiberuflerin erzielen.
In diesem Beitrag erfährst Du alles rund um das Thema Zeitmanagement als Freelancer und Freelancerin. Welche Zeitmanagement-Methoden kannst Du für Dich nutzen, wie teilst Du am besten Deine zur Verfügung stehende Zeit ein und worauf musst Du ganz besonders achten, damit Du nicht in ein Burn-out rutscht.
Darum ist Zeitmanagement als Freelancer und Freelancerin so wichtig
Dauer-Müdigkeit, Stress, fehlende Konzentration – nur wenn Du als Selbstständige oder Selbstständiger Deine Zeit richtig einteilst, kannst Du den Begleiterscheinungen unserer leistungsorientierten Gesellschaft entgehen. Das entscheidet am Ende auch, wie hoch Deine Produktivität ist und wie erfolgreich Du Deine Projekte umsetzt.
Ist Dein Zeitbezug zu Deinen freiberuflichen Tätigkeiten nicht realistisch, kann das schnell zu Unzufriedenheit und einem hohen Stresspensum führen. Du fühlst Dich vielleicht „überhitzt“ und am Ende „ausgebrannt“. Viele Freelancer und Freelancerinnen landen so in einem Burn-out. Der ständige Druck, erfolgreich und immer erreichbar sein zu müssen, erdrückt viele Selbstständige.
Mit Zeitmanagement hast Du eine gute Übersicht über Deine Aufgaben als Freiberufler und Freiberuflerin und teilst Dir die Zeit genauso ein, wie Du sie benötigst. Der zeitliche Bezug zu Deinen Tätigkeiten wird realistischer, Du lernst plötzlich auftauchende Lücken produktiv zu füllen und rechtzeitig Anpassungen in Deinem Zeitplan vorzunehmen, bevor der Stress anfängt.
Was hat das Zeitmanagement von Freiberufler und Freiberuflerinnen mit der inneren Uhr zu tun?
Bist Du eine Lerche oder eine Eule? Also eher ein*e Frühaufsteher*in oder ein*e Langschläfer*in? Aus wissenschaftlicher Sicht hat der Biorhythmus nämlich, einen entscheidenden Einfluss auf Deine Produktivität. Wenn Du Dir diesen zunutze machst, wirst Du viele Deiner Aufgaben effizienter erledigen und Deine Kreativität ankurbeln.
Lerchen: sind morgens schon fit und bereit, um in den Tag zu starten.
Eulen: sind abends hellwach und konzentriert.
So optimierst du dein Zeitmanagement als Freelancer/Freelancerin
Dein Zeitmanagement solltest Du an das Leistungsniveau Deines Arbeitstages anpassen. Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, machst Du demnach in Leistungshoch-Phasen. Weniger anspruchsvolle sowie Routineaufgaben können auch in Durchhängephasen erledigt werden.
Die meisten Menschen haben folgenden zeitlichen Leistungsverlauf:
Das Tagesleistungshoch liegt am Vormittag zwischen 10 und 12 Uhr. Am frühen Nachmittag bis um 15 Uhr fällt das Leistungsniveau wieder ab. Von 16 bis 20 Uhr steigt die Leistungsfähigkeit erneut an und bis nach Mitternacht wird sie immer geringer.
Den wichtigen Kundenauftrag solltest Du daher schon am Vormittag erledigen. Die Mails beantworten oder Deine Kundenkontakte zu Mittag pflegen. Zum Abend hin kannst Du Dir wieder eine Tätigkeit auf den Schreibtisch holen, die mehr Konzentration erfordert.
So findest Du Deinen Biorhythmus als Freiberufler und Freiberuflerin
Um diesen herauszufinden, beobachte Dich ein paar Tage lang und mache Dir Notizen. Um welche Uhrzeit kannst Du konzentriert arbeiten und zu welcher Zeit verliert sich Dein Fokus immer wieder bei anderen Dingen.
Wenn Du Deine Leistungskurve kennst, planst Du die Tätigkeiten Deines Arbeitstages danach. Du wirst sehen, viele Aufgaben sind plötzlich um einiges leichter zu erledigen.
Glaubenssätze, die Du als Freiberufler und Freiberuflerin ablegen solltest
Es gibt Glaubenssätze in der Welt der Selbstständigen, die sich hartnäckig halten, aber für eine gesunde Arbeitsweise und hohe Produktivität nicht unbedingt förderlich sind. Es ist wichtig, dass Du Dir diese bewusst machst und deren Einfluss auf Dein Zeitmanagement erkennst.
„Rund um die Uhr zu arbeiten, ist als Freelancer/Freelancerin normal“
Auf keinen Fall! Gerade als Freiberufler und Freiberuflerin brauchst Du unbedingt Zeiten, in denen Du abschalten und Deine Tätigkeit hinter Dir lassen kannst. Natürlich gibt es Spitzenzeiten, an denen Du Überstunden schiebst – aber diese sind die Ausnahme der Regel. Als erfolgreiche Freiberuflerin/erfolgreicher Freiberufler musst Du Deine Arbeit von Zeit zu Zeit ruhen lassen und Deine Hobbys im Zeitmanagement bedenken.
„Harte Arbeit führt immer zum Erfolg“
Work smart, not hard ist hier das Motto. Auch hier ist richtiges Zeitmanagement essenziell. Wenn Du Deine zeitlichen Ressourcen richtig einteilst und Dich an Deinem Biorhythmus orientierst, kannst Du Dir sicher sein, dass Du auch ohne Überanstrengung erfolgreich sein wirst.
„Zeit ist Geld – vor allem als Freelancer und Freelancerin“
Hier ist innezuhalten. Auf gewisse Weise stimmt dieser Glaubenssatz, allerdings bedeutet er nicht: je länger Du arbeitest, umso mehr Geld verdienst Du. Es ist fatal zu glauben, dass wir nach 12 Stunden Arbeit noch dieselbe Konzentration und Motivation aufbringen wie nach 8 Stunden. Je mehr Stunden wir uns für die Arbeit reservieren, umso eher neigen wir auch zum Trödeln, was unsere Produktivität wieder sinken lässt.
Also lieber ein kurzer und straffer Zeitplan als Selbstständige und Selbstständiger, als Arbeitsstunden, die unnötig vertrödelt werden.
Freiberufler und Freiberuflerinnen sollten ihre Zeitplanung regelmäßig überprüfen
Freelancer und Freelancerinnen neigen dazu, an einem Tag viel zu viele Tasks einzuplanen. Dies führt schnell zu Frustration, weil meist angenommen wird, dass zu langsam gearbeitet wurde.
Häufig ist es jedoch so, dass man einfach unterschätzt, wie viel Zeit einzelne Aufgaben tatsächlich benötigen. Man wirft nur einen raschen Blick auf die anstehenden Tasks und denkt sich: Die mache ich alle heute. Was erledigt ist, ist erledigt.
So einfach läuft das leider nicht. Einige Aufgaben benötigen einfach ein gewisses Maß an Zeit und dieses solltest Du ihnen auch einräumen.
Tipp: Notiere Dir hinter den einzelnen Tätigkeiten Deiner nächsten Arbeitstage die Arbeitszeit, die Du dafür einrechnest. Du wirst hier schnell auf zwei Dinge aufmerksam werden: 1. Ob Du den jeweiligen Zeitaufwand richtig benennen kannst. 2. Ob Du, zeitlich gesehen, für einen Tag viel zu viele Tasks einplanst.
Diese zwei Erkenntnisse können Dir sehr viel Aufschluss über Deine zukünftige Zeiteinteilung liefern. Außerdem wirst Du nicht mehr so schnell Unzufriedenheit verspüren, weil Du nach und nach nur noch so viele Tätigkeiten für einen Tag berücksichtigst, wie für Dich wirklich zu bewältigen sind.
Noch ein Tipp: Plane 30 % Deiner Zeit als Pufferzeit ein. Manche Tätigkeiten ergeben sich im Arbeitsfluss und sind zusätzliche Zeitfresser. Je frischer Du in der Selbstständigkeit bist, umso mehr Pufferzeit brauchst Du.
Zeitmanagement als Freelancer – Korrekturen sind notwendig
Wenn Du nun bemerkst, dass Du Deine zur Verfügung stehende Zeit vollkommen überschätzt hast, dann sei bereit, auch Korrekturen in der Zeitplanung vorzunehmen. Es klingt vielleicht eigenartig, aber Kurskorrekturen zu machen, zeigt von Stärke und lässt Dich letztendlich viel konzentrierter arbeiten.
Deine Kund*innen werden dafür Verständnis haben. Sie werden es zu schätzen wissen, dass Du durch Dein Zeitmanagement hervorragende Leistung ablieferst. Für bessere Leistung wirst Du am Ende auch besser entlohnt werden.
Routine schafft Flexibilität für Freelancer und Freelancerinnen
Viele Freiberufler und Freiberuflerinnen denken, dass sie durch einen Wochenplan, überlegtes Zeitmanagement oder einen Arbeitsablauf, der sich am Biorhythmus orientiert, an Flexibilität einbüßen. Dass es bei diesem Gedanken vielen die Haare aufstellt, ist verständlich, aber bei genauerer Betrachtung nicht unbedingt nachvollziehbar.
Denn mit zeitlichen Routinen kannst Du Deine Flexibilität sogar fördern! Wie das funktionieren soll?
Ganz einfach, durch Dein überlegtes Zeitmanagement planst Du Deine Arbeitszeiten sehr effizient und so, dass Du die meiste Zeit optimal ausgelastet bist. Wenn also spontan etwas dazwischen kommt oder Du doch noch rasch zu einer Verabredung möchtest, kannst Du Deinen Zeitplan checken und überprüfen, wohin Du die nun nicht erledigten Tätigkeiten schieben kannst. In den geplanten Arbeitsblöcken arbeitest Du außerdem häufig konzentrierter, was Dich Deine Freizeit mehr genießen lässt. Zusätzlich kannst Du, falls ein Termin ausfällt oder sich aus einem anderen Grund eine freie Stunde ergibt, diese Zeit nutzen, indem Du andere Arbeitsschritte aus Deinen To-do-Listen vorziehst.
4 Zeitmanagement-Methoden für Freiberufler und Freiberuflerinnen
Um das Zeitmanagement auch wirklich hinzubekommen, ist es wichtig, dass Du Dich verschiedener Methoden bedienst. Diese können Dich und Deine Selbstständigkeit ein großes Stück weiterbringen.
ABC-Analyse
Diese Methode ist richtig simpel, aber äußerst effektiv! Mit dieser versiehst Du Deine Aufgaben nämlich nach Prioritäten, was Dich gezielter arbeiten lässt. Je nachdem wie hoch die Priorität ist, räumst dafür Du mehr oder weniger Zeit in Deiner täglichen Tagesplanung ein. Weniger wichtige Tasks kannst Du (wenn es Dir möglich ist) auslagern.
A – Diese Aufgaben sind meist nicht delegierbar, also werden sie von Dir selbst erledigt. Das sind vor allem die Aufträge Deiner Kund*innen. Plane für sie 4–6 Stunden ein.
B – Diese Tasks sind gut delegierbar und von einer gewissen Wichtigkeit. Dies kann zum Beispiel Kundenanfragen oder Angebotsstellungen betreffen. Für diese Tasks kannst Du 1 Stunde einrechnen.
C – Diese Tätigkeiten haben den geringsten Mehrwert. Das kann zum Beispiel das Telefonieren mit Kunden betreffen. Vergib an sie nur maximal 15 % Deiner Arbeitszeit.
Am besten trägst Du die Erkenntnisse der Prioritätenbewertung Deines Zeitmanagements, gleich in eine To-do-Liste ein. Hier kannst Du zum Beispiel die Spalten „Critical now“, „Oportunity now“ und „Over the horizon“ erstellen. Je nach Wichtigkeit ordnest Du Deine Aufgaben dann den Listen zu und hast eine gute Übersicht, was wann zu erledigen ist.
Salami-Methode
Du weißt, dass eine große Aufgabe auf Dich wartet, die Du ständig vor Dir herschiebst. Das kann sich ziemlich zäh anfühlen und uns erst recht davon abhalten, mit der Arbeit zu starten.
Effektiv wäre es, wenn Du Dir die Tätigkeit ansiehst und überlegst, in welche Schritte Du diese Aufgabe zerlegen könntest. Sobald Du dies gemacht hast, kannst Du nämlich die einzelnen Teilschritte abarbeiten. Das motiviert ungemein, weil Du sofort Teilerfolge siehst.
Ist doch viel cooler, als die ganze Salami auf einmal hinunterzuwürgen, nicht?
10-min-Methode
Diese Methode lässt sich ganz einfach in Deinen freiberuflichen (Arbeits-)Alltag integrieren. Entsteht eine neue Aufgabe, nimm Dir ganz kurz Zeit und überlege, ob diese in 10 Minuten zu erledigen wäre. Wenn die Antwort ja ist, dann los! Bringe diese Kleinigkeit sofort hinter Dich. Das erzeugt ein sehr befriedigendes Gefühl in Deinem Inneren, gibt Dir Motivation gleich an Deinen nächsten Task zu gehen und Deine To-do-Liste wird so minimal wie möglich gehalten. Ein zusätzlicher Zeitmanagement-Booster.
Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement
Den Spruch hast Du bestimmt schon einmal gehört: 20 % der aufgewandten Zeit, erzielen 80 % des Ergebnisses. Das bedeutet so viel wie: Überlege Dir gut, für welche Dinge Du Zeit priorisierst, denn sie entscheiden über Deinen Erfolg.
Dies kannst Du ganz einfach machen, indem Du immer wieder innehältst und überlegst, ist das, was ich gerade tue oder plane, überhaupt zielführend? Kann ich meine Zeit jetzt besser einsetzen? Es wird anfangs vielleicht gar nicht so einfach sein, herauszufinden, welche Aufgaben den Großteil Deines Erfolgs ausmachen. Mit der Zeit wird Dein Gespür aber immer besser und Deine Arbeitsweise effizienter werden.
Teste einfach aus, welche der Zeitmanagement-Methoden für Dich am besten funktionieren und welche Du gerne kombinieren möchtest.
4 Tipps für besseres Zeitmanagement als Freelancer und Freelancerin
Hier noch 4 Tricks, wie Du Dein Zeitmanagement als Freiberufler oder Freiberuflerin aufpolierst:
1. Wochenplan für Selbstständige
Mit einer Wochenplanung über Google Kalender oder Trello schaffst Du Dir eine tolle Übersicht darüber, welche Arbeitsaufgaben innerhalb von sieben Tagen realistischerweise zu bewältigen sind. Außerdem siehst Du sofort, welchem Projekt höhere Priorität beizumessen ist und wann Du Dir Auszeiten einplanen kannst. Mit der passenden To-do-Liste denkst Du auch bestimmt an alle anstehenden Tasks. So passiert effizientes Zeitmanagement als Freelancer/Freelancerin.
2. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen
Aufgaben, die sehr ähnlich sind, solltest Du auf einmal erledigen. Zum Beispiel, wenn Papierkram ansteht oder Du einige Kundentelefonate zu tätigen hast. Es fällt Dir einfacher, bei der Sache zu bleiben und danach in einen neuen Arbeitsblock zu wechseln. Gleichartige Aufgaben solltest Du daher in Deiner Wochenplanung zusammenfassen.
3. Priorisiere im Zeitmanagement die aufwendigsten Arbeiten zuerst
Es kommt nicht von ungefähr, dass die anstrengendsten Aufgaben an den Anfang des Tages zu schieben sind. Wenn wir aufwachen und unseren Tag beginnen, sind wir motivierter und unser Blutzuckerspiegel ist höher, weshalb uns aufwendige Tätigkeiten leichter von der Hand gehen. Und sind wir ehrlich, es fühlt sich einfach verdammt gut an, wenn man weiß, dass die wichtigsten und anstrengendsten Aufgaben schon zu Beginn eines Arbeitstages erledigt wurden.
4. Fokus-Sessions im Zeitmanagement berücksichtigen
Wenn Du als Freelancer oder Freelancerin einen Zeitplan für Deine Arbeit erstellst, solltest Du unbedingt daran denken auch Fokus-Sessions einzuplanen, die nicht bei Dir zu Hause abgehalten werden. Am besten platzierst Du diese zu Zeiten, an denen Du weißt, dass Deine Arbeitsmotivation und -konzentration im Normalfall sinkt.
Suche Dir einen netten Coworking-Space, ein cooles Café, verabrede Dich mit einem Coworking-Buddy – das kann Deine Motivation und Deine Kreativität schnell auf ein neues Level heben.
Wie Du siehst, gibt es ganz viele Möglichkeiten, um Dein Zeitmanagement als Freelancer/Freelancerin zu verbessern, zu fördern und einzuhalten. Finde für Dich den richtigen Weg und versuche, ihn im Alltag konsequent zu gehen. Und vor allem denke daran: Pausen als Freelancer und Freelancerin sind richtig wichtig. Also berücksichtige in Deiner Zeitplanung auch Auszeiten, die Dir neue Kraft schenken und Deine Kreativität beflügeln. Jetzt bist du dran: Hast du noch einen Tipp für uns, was man bei der Zeitplanung als Freiberufler/Freiberuflerin berücksichtigen sollte?
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About the Author: Lisa Stidl
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