on April 14 | in 3 tagwerktipps, 5 tagwerkzeug, belegjunkie | by Franz Jangl | with 5 Comments

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Das Problem einer Buchhaltung für kleinere Unternehmen

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Nachdem man den ganzen Tag damit verbracht hat, Kunden zu finden und für ein Produkt oder eine Dienstleistung seines Unternehmens zu begeistern, müssen viele Kleinunternehmen nachts Berge von Buchhaltungsunterlagen abarbeiten. Diese zweite Schicht kann einem den Spaß daran nehmen, sein eigener Chef:in zu sein. Dabei ist die Buchhaltung enorm wichtig. Wenn diese Arbeit schlecht ausgeführt wird, kann sie im schlimmsten Fall sogar zum finanziellen Scheitern führen.

Aber der Umfang und die Komplexität der Aufgaben einer Buchhaltung können einen schnell überfordern. Dies vor allem dann, wenn das Überleben des Unternehmens davon abhängt, dass es diese Aufgaben richtig ausgeführt werden. Viele Unternehmer geben die Arbeit an eine Freundin, einen Freund oder ein Familienmitglied ab, das meist gut in Mathematik ist. Andere holen sich regelmäßig Hilfe von qualifizierten Buchhalterinen oder Buchhaltern. Es kommt jedoch häufig vor, dass kleinen Unternehmen auf diese Weise die finanziellen Ressourcen ausgehen.

Schnell kann man in solchen Situationen mit den Zahlungen im Rückstand geraten und in eine finanzielle Notlage schlittern. Um diesen finanziellen und zeitlichen Druck zu mindern, verlassen sich immer mehr Selbständige, Freiberufler:innen und auch kleine Unternehmen auf eine Online Buchhaltung für Selbständige. Ein gutes Online Buchhaltungssystem kann dabei helfen, die Zeit, den Aufwand und den Stress, die mit der finanziellen Seite eines Kleinunternehmens in Zusammenhang stehen, deutlich zu reduzieren.

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Seine Buchhaltung auslagern oder selber machen?

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Diese Frage wird sich sicher jeder stellen, der selbständig ist oder daran denkt, schon bald sein eigener Chef zu werden. Wenn du diesen Aufgabenbereich auszulagern möchtest, musst du in der Regel mit erheblichen Kosten rechnen. Externe Buchhalter:innen sind mehrheitlich nicht gerade billig und können ein erheblicher Kostenfaktor des Unternehmens sein. Dies kann besonders bei neu gegründeten Firmen mit meist schwacher Kapitaldecke schnell zu finanziellen Problemen führen.

Aber viel schrecken davor zurück, ihre Buchhaltung selbst zu machen. Man hat Angst, dass dies sehr zeitaufwendig und auch kompliziert ist. Viele fürchten sich auch vor dem scheinbar komplizierten und undurchdringlichen Paragrafendschungel, der rund um diesen Themenkreis lauert. Aber es gibt einige Punkte, die für eine Buchhaltung im Haus sprechen.

Wenn du deine Buchhaltung im selber machst, kannst du Zeit sparen und auch Fehler vermeiden. Eine moderne Buchhaltungssoftware für Freiberufler macht es möglich. Mithilfe einer Online Buchhaltung für Kleinunternehmen muss deine eigene Buchhaltung keine zeitraubende Aufgabe sein. Eine online automatisierte Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen vereinfacht und beschleunigt die Erfassung und Verfolgung der Ausgaben, den Versand von Rechnungen und die Steuererklärung am Jahresende. Mit dem richtigen Programm ist es oft möglich, nur wenige Stunden pro Monat mit der Buchhaltung für dein Unternehmen zu verbringen.

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Was macht eine gute Buchhaltungssoftware für Freiberufler aus?

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Mithilfe er modernen Buchhaltungsprogramme kannst du viele wichtige Aufgaben der Finanzverwaltungen erledigen. Meist ist dies auch möglich, während du unterwegs bist. Mit einer Online Buchhaltung für Freiberufler:innen kannst du deine Ausgaben erfassen und Rechnungen senden. Du kannst mit einem Blick deine Außenstände erfassen. Es ist möglich, Zahlungen zu verfolgen und Konten abzugleichen. Du siehst sofort, welche Rechnungen wann fällig werden. Die Programme sind vorwiegend mit deinen Geschäftskonten verbunden. So hast du alle relevanten Daten praktisch in Echtzeit immer im Blick und du weißt, dass du immer mit aktuellen und mit genauen Zahlen arbeitest.

Eine mobile Online Buchhaltung für Kleinunternehmer;innen ist die ideale Buchhaltung für alle, die nicht gerne am Schreibtisch sitzen. Mithilfe von mobilen Buchhaltungs-Apps ist es dir möglich, deine Finanzen zu checken und die Buchhaltung zu erledigen, egal wo du gerade bist.

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Für wen ist die Buchhaltung im Haus ideal ?

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Man kann vereinfacht sagen, dass mobile Buchhaltungsprogramm für fast jedes kleinere Unternehmen nützlich ist. Aber bei Freelancer;innen, Einzelunternehmer;innen  und Unternehmen, die kein eigenes Büropersonal haben, können sie ihre Stärken voll ausspielen. Mit anderen Worten, wenn du den Großteil der Buchhaltung selbst erledigst, kann dir solch eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer wirklich viel Zeit sparen. Du kannst Dinge im Handumdrehen erledigen, die sonst deine Wochenenden ruinieren könnten.

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Welche Eigenschaften soll eine Online Buchhaltung für Freiberufler und Freiberuflerinnen haben ?

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Mit dem Wachstum der Internet Economy ist auch die Zahl der Optionen einer Buchhaltungssoftware für Selbstständige gestiegen. Ein gutes Programm sollte einfach zu bedienen sein. Wichtig ist eine benutzerfreundliche Oberfläche. Diese macht die Buchhaltung weniger lästig. So soll man etwa mit nur wenige Klicks oder einfachem Antippen eine Spesenabrechnung erstellen können. Die Navigation sollte intuitiv erfolgen und nicht das Studieren mehrerer, oft langwieriger Video Tutorials erfordern, um die Kernaufgaben des Programmes bedienen zu können. Das Programm sollte Kernfunktionen für die wichtige Aufgabe bieten. Die Apps sollten sich auf die Buchhaltungsaufgaben, die Freiberufler;innen erledigen müssen, konzentrieren. Die wichtigsten Funktionen sind die Erstellung der Rechnungen, die Verfolgung von Zahlungen und Erfassung abzugsfähiger Ausgaben. Wichtig ist auch die Einsteigerfreundlichkeit. Die Benutzer;innen sollten nur geringe bis gar keine Kenntnisse der Buchhaltungs- und Steuergesetze benötigen, um die Funktionen der einzelnen Apps zu nutzen. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist die Digitalisierung: Jede App sollte die Möglichkeit bieten, Belege zu digitalisieren, sie zu speichern und die Ausgaben per E-Mail, Telefon oder Scanner zu erfassen.

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Was soll die Software können?

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Eine gute online Buchhaltungssoftware sollte immer diese vier Dinge können.

1. Sie erfasst deine Geschäftsvorgänge automatisch und so einfach wie möglich.
2. Sie führt alle für eine Buchhaltung notwendigen Berechnungen für dich durch
3. Sie liefert verwertbare Finanzinformationen und Einblicke nahezu in Echtzeit
4. Sie verfügt über Werkzeuge für Aufgaben wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung und die Verwaltung von Zahlungen

Eine moderne Buchhaltungssoftware für Selbständige erfasst die Transaktionsdaten aus all deinen Geschäftsvorgängen und wandelt sie in Echtzeit in verwertbare Informationen um.

Diese Daten kannst du sowohl für die Verwaltung deines Unternehmens als auch für deine Steuererklärung verwenden. Um über die Finanzen deines Unternehmens einen Überblick zu haben, ist eine gute Buchhaltung wichtig. Du wirst sonst einfach nicht wissen, wie es um dein Unternehmen steht, wenn deine Einnahmen und Ausgaben nicht ordnungsgemäß verbucht werden. Leider kann die Erfassung all dieser Transaktionen in den Geschäftskonten eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Wenn das manuell geschieht, schleichen sich oft und gerne Fehler ein. Untersuchungen haben gezeigt, dass bis zu 90 % der manuell durchgeführten Buchungen Fehler aufweisen. Ein Online-System umgeht die manuelle Dateneingabe, indem es die Daten direkt von den Firmenunterlagen, wie etwa Ein- und Ausgangsrechnungen, abruft. Es bekommt Details wie Datum, Preis und Kunde oder Lieferant.

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Integrierte Tools

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Online-Buchhaltungssysteme verfügen über integrierte Tools, die dabei helfen viele dieser Aktivitäten zu automatisieren oder zu rationalisieren. Die Zeitersparnis bei sich häufig wiederholenden Aufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsstellung oder das Nachverfolgen von Rechnungen und Zahlungen kann sich schnell summieren. Es lohnt sich hier jede Minute, die man einsparen kann zu kämpfen.

Eine Elster Schnittstelle

Mit dieser Schnittstelle der Steuerverwaltung wird der Workflow vereinfacht. Damit ist es dir möglich, deine Steuererklärung, die Steueranmeldungen und mehr auch webbasiert zu erfassen und abzugeben.

Bearbeitung von Verkäufen und Zahlungen
Eine Buchhaltungssoftware kann dem Unternehmer viel Zeit sparen. Die erforderlichen Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert. Mit vielen der Programme kannst du Angebote mithilfe von fertigen Vorlagen erstellen. Das Angebot kann bei einem Kauf mit wenigen Mausklicks einfach in eine Rechnung umgewandelt werden. Rechnungen von Lieferanten, Belege oder werden gescannt, per E-Mail verschickt oder manuell in die Software eingegeben. Die Software aktualisiert die Cashflow-Prognosen.

Eine Einnahmen-Überschussrechnung
Die Einnahmen Überschuss-Rechnung oder kurz EÜR wird vom Finanzamt bei der einfachen Buchführung verbindlich vorgeschrieben. Bei dieser vereinfachten Methode zur Gewinnermittlung werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. 

Sie wird  zusammen mit deiner Steuererklärung bei deinem Finanzamt eingereicht. Damit hast du auch all deine Einnahmen immer im Blick.

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Weitere nützliche Funktionen einer Online Buchhaltung für Kleinunternehmen

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Ein gutes mobiles Buchhaltungsprogramm bietet meist einige verschiedene  Funktionen

Live-Cashflow-Dashboard

Es ist von entscheidender Bedeutung, immer den Geldeingang und -ausgang im Auge zu behalten. Eine Online automatisierte Buchhaltung hilft dir dabei, den Cashflow jederzeit zu überprüfen. Dies vorwiegend mithilfe von einfachen Dashboards, die dir Dinge wie Einnahmen, Ausgaben, überfällige Rechnungen und fällige Zahlungen anzeigen. Der Bericht wird täglich aktualisiert. So hast du immer ein aktuelles Bild deines Cashflows griffbereit.

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Ein Überblick über deine Finanzen

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Ob du deinen Lifestyle ändern willst oder ob ausgezogen bist, um die Welt zu erobern. Geld ist für deinen Erfolg im Geschäftsleben von zentraler Bedeutung. Deshalb ist es sehr wichtig, immer einen Überblick über seine Finanzen zu haben. Hier sollte der Unternehmer vor allem diese drei Punkte im Auge behalten.

1. Wie viel Geld habe ich ?
2. Erziele ich einen Gewinn?
3. Wie hoch sind meine Schulden?

Interessant uns Aussagekräftig für den Unternehmer sind auch noch diese 3 Kennzahlen zu und schlugen drei weitere vor ,

1. Das Cashflow
   Der Cashflow oder der Zahlungsfluss ist eine Perspektive für die Zukunft deiner Liquiditätssituation. Es basiert auf dem Geld, das eingenommen wird und auf den Summen, die ausgegeben werden. Diese Kennzahl hilft dir, für die Zukunft zu planen, Inventar kaufen, Personal zu bezahlen und es bestimmt schließlich auch deinen Unternehmerlohn

1. Die Liquidität
   Die Liquidität oder Zahlungsfähigkeit zeigt an, ob dein Unternehmen mehr wert ist als seine Schulden. Dieser Wert ist deshalb wichtig, da es illegal ist, Geschäfte zu machen, wenn man zahlungsunfähig ist.

1. Das Benchmarking.
   Denke immer daran, dass du als Einzelunternehmen persönlich zur Verantwortung gezogen wirst, sollte den Unternehmen scheitern. Das ist die aktuelle finanzielle Leistung im Vergleich zu den vergangenen Jahren oder im Vergleich zu Branchenkollegen. Diese Zahlen kannst die nutzen, um dein Unternehmen auszubauen und es effizienter zu machen.

Eine gute automatisierte Online Buchhaltung liefert dir eine genaue Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben, einschließlich gestellter und empfangener Rechnungen. Die Daten werden täglich aktualisiert. Sie stellt dir all diese Zahlen aktuell zur Verfügung, wenn du sie brauchst.Bearbeitung von Verkäufen und Zahlungen Bevor ein Verkauf abgeschlossen wird, muss eine Menge erledigt werden. Es stehen Aufgaben wie Angebotserstellung und Rechnungslegung an. Die Debitorenbuchhaltung hilft bei der Kontrolle, ob deine Leistung auch frostgerecht und in der vereinbarten Höhe bezahlt werden. Die Kreditorenbuchhaltung regelt das Bezahlen deiner Rechnungen und die Lohnbuchhaltung kümmert sich um eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung. In kleinen Unternehmen fehlen oft die Kapazitäten für diese Aufgaben, die folglich zu großen Zeitfressern werden. So hat eine Umfrage unter Start-ups gezeigt, dass etwa drei Viertel der Unternehmen der Meinung sind, sie könnten effizienter arbeiten und fast die Hälfte wünschte sich, dass ihnen einfach mehr Zeit zu Verfügung stünde.

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Die Grenzen einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

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Natürlich kann eine solch eine online Buchhaltung für Freiberufler;innen auch an ihre Grenzen stoßen. Das ist etwa der Fall, wenn sich dein Business oder dein Unternehmen schnell entwickelt und der Umsatz und vor allem der Gewinn stark ansteigt. Hier ist oft eine professionelle Buchhalterin oder ein Buchhalter die bessere Alternative. Er kann helfen, durch sein fundiertes Wissen im Bereich der Steuern helfen, hier beträchtliche Summen einzusparen. Oft ist auch bei guter Geschäftsentwicklung die Zeit des Unternehmers zu kostbar, um sich der Buchhaltung zu widmen. Auch wenn die Zahl der Mitarbeiter;innen ansteigt, sollte man sich überlegen, die oftmals komplizierte Lohnverrechnung auszulagern.

Bei komplizierten Import- und Exportgeschäften ist schon alleine wegen der umfangreichen Probleme, die eine Zollabwicklung mit sich ziehen kann, ein Spezialist notwendig. Wenn bei einem Unternehmen eine Bilanzierungspflicht besteht, stößt die Software auch an ihre Grenzen. Dies ist in Deutschland bei einer G.m.b.H oder Aktiengesellschaft der Fall. Auch Einzelkaufleute oder  Unternehmer mit Kleingewerbe sind zu einer Bilanzführung verpflichtet, sobald der jährliche Umsatz 600.000 Euro oder der Gewinn 60.000 Euro übersteigt.

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