Geschäftsvorfälle, wie genau soll das aufgezeichnet werden?

Die Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig und richtig verzeichnet werden, ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Eine Excel-Liste reicht nicht, da Veränderungen unkenntlich gemacht werden können, besagt ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 01.08.2016 (Aktenzeichen 2V 115/16). Auch ohne eine ausdrückliche Buchführungspflicht ist der Gewinnermittler zur Aufzeichnung von einzelnen Betriebseinnahmen gemäß § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG verpflichtet, denn diese Vorschrift gilt auch für andere Steuergesetze. In der Regel ist also eine elektronische Registrierkasse notwendig.

Eine Summenerfassung am Tagesende ist nur erlaubt, wenn es dazu weitere Belege wie Kassenstreifen, Kassenzettel oder Bons gibt (diese müssen dann natürlich aufbewahrt werden, nicht nur auf Papier sondern auch digital, und vollständig sein. Ein Storno muss nachvollziehbar und begründbar sein), oder wenn Waren an eine Vielzahl von unbekannten Kunden gegen Barzahlung abgegeben werden. Dann ist ein Kassenbericht, also die Summenbildung am Tagesende aus dokumentierten Einnahmen, Ausgaben, Einlagen (Wechselgeld) und Entnahmen, ausreichend. Rundungen und Schätzungen sind aber nicht zulässig.

Wenn Ihr also zum Beispiel einen Workshop anbietet und die Teilnahmebeiträge (Eure Einnahmen) dafür vor Ort bar einnehmt, könnt Ihr jedem Teilnehmer eine Quittung von einem Quittungsblock, den Ihr vorab durchnummeriert, ausstellen. Die Durchschläge bleiben bei Euch und können nach der Veranstaltung in die Buchhaltung eingegeben werden. Die Quittungsblöcke bitte aufbewahren. Wenn das Ausstellen einer Quittung wegen fehlender Schreibunterlagen schwierig ist, notiert Ihr vor Beginn der Veranstaltung den Betrag, den Ihr als Wechselgeld bei Euch habt (zum Beispiel in einem vorgedruckten Kassenbuch), und zählt am Ende den Bestand zusammen. Diesen notiert Ihr ebenfalls im Kassenbuch und die Differenz ist Eure Einnahme des Tages. Falls zwischendurch Ausgaben getätigt werden, sind diese auf jeden Fall mit Belegen zu dokumentieren.

Die ordnungsgemäße Aufzeichnung sollte nicht unterschätzt werden, denn wenn die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, weil Mängel, inhaltliche Fehler (z. B. negativer Kassenbestand) oder nicht zeitnahe Erfassungen zum Beispiel durch Schlüssigkeitsverprobungen entdeckt werden, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge und „das Finanzamt hat gemäß § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen“. Dies bedeutet, der Finanzverwaltung ist damit die Möglichkeit eingeräumt, die Höhe der Einnahmen anzuzweifeln und Zuschätzungen vorzunehmen. Dies kann neben den Zuschätzungen sogar ein Steuerstrafverfahren nach sich ziehen.

Der Finanzverwaltung steht bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Aussenprüfung gemäß § 147 Abs. 6 AO das Recht auf Datenzugriff zu. Weitere Tipps von Kira zur Buchhaltung: gesetzliche Aufbewahrungspflichten, darauf solltest Du unbedingt achten!

Mit den besten Grüßen

Eure Kira Felst