Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Hallo Tagwerker, heute lege ich euch die neuen „Grundsätze für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung (GoBD)“ näher dar.
Es handelt sich dabei sich um die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und ähnlichen bzw. sonstigen Aufzeichnungen. Sie wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014 veröffentlicht und gelten ab dem 1.1.2015. Sie müssen von allen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden und gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten.
Wichtige Punkte des Schreibens sind zum Einen die zeitnahe Erfassung und zeitgerechte Ordnung der Aufzeichnungen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Buchungen und deren Unveränderbarkeit und zum Anderen die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen.
Hinsichtlich der zeitnahen Erfassung ist ein kurzer zeitlicher Zusammenhang zwischen dem tatsächlichen Vorgang und dessen Verbuchung zu verstehen. Das heißt, die Buchhaltung ist jeweils im Folgemonat zu erstellen und zum Zeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung festzuschreiben. Das Erfassungsdatum ist zu dokumentieren. Ist ein Beleg gebucht oder ein Vorgang/Geschäftsvorfall aufgezeichnet, darf er nicht mehr in der Art verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen oder Löschungen müssen also protokolliert werden.
Der Begriff der zeitgerechten Ordnung bezieht sich auf die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Form.
Grundsätzlich erfordert jede Buchung einen Beleg. Liegt kein Fremdbeleg vor, ist ein Eigenbeleg zu erstellen. Um eine direkte Zuordnung zwischen Beleg und Buchung zu ermöglichen, sind Angaben zur Kontierung, zur Ordnung der Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Belege sind laufend zu nummerieren. Eine Einzelaufzeichnung für Bargeschäfte mit geringem Wert ist laut den Vorgaben für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen aber nicht erforderlich.
Bei der Aufbewahrungspflicht und der Angabe für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen von elektronischen Belegen geht es darum, dass eingehende elektronische „Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege“ (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge) in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen wurden. Sie dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, sondern müssen vielmehr unveränderbar erhalten bleiben. Elektronisch empfangene Dokumente dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Werden Belege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (gescannt), ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Daneben sind auch „alle weiteren Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung … vorgeschriebenen Aufzeichnungen … von Bedeutung sind“ aufzubewahren. Ausgenommen sind davon lediglich Entwürfe von Handels- und Geschäftsbriefen (z.B. Mails), die nicht versendet wurden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Neben den vorgenannten Punkten enthält das BMF-Schreiben Hinweise darauf, dass für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung allein der Steuerpflichtige verantwortlich ist, auch wenn er Dritte mit der Führung der Bücher und Aufzeichnungen beauftragt hat.
Grundsätzlich ist für die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung und der sonstigen Aufzeichnungen sowohl der aktuellen als auch der historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erforderlich.
Sind in der Buchhaltung die „Grundsätze für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung“ nicht erfüllt, kann dies zur Folge haben, dass die Buchhaltung verworfen wird und es zu einer Schätzung kommt.
Das Schreiben zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen enthält eine detaillierte Beschreibung zur Handhabung von Buchhaltung mit vielen praxisnahen Beispielen und ist deshalb gut verständlich. Ihr könnt Euch das Schreiben unter folgendem Link herunterladen.
www.bundesfinanzministerium.de
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Solltet Ihr noch Fragen zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder Eurer Buchhaltung haben, wendet Euch gerne an mich.
Mit besten Grüßen verbleibe ich
Eure Kira Felst.
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