on August 11 | in 3 tagwerktipps, 9 Beiträge, Ideen, Träumereien | by paulatag | with No Comments

Seid Ihr bereit? Das SEPA-Verfahren wird ab Februar 2014 verpflichtend! Damit Ihr Euch optimal auf die Änderungen vorbereiten könnt, kommt hier ein Überblick für alle Selbständigen, Freelancer und Freiberufler.

Kurzüberblick:

Abkürzung: SEPA steht für Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum)
Ziel: Einheitliche Verfahren und Standards implementieren, die den Zahlungsverkehr über Ländergrenzen hinweg genauso einfach, sicher und effizient gestalten, wie heute im Inland.
Deadline: Die aktuellen Regelungen des Zahlungsverkehrs gelten ab 1. Februar 2014 nicht mehr! Banken dürfen Überweisungen und Lastschriften von Unternehmen und Vereinen dann nur noch als SEPA-Zahlung im SEPA-Datenformat annehmen und ausführen.

Vorteile für Freiberufler mit internationalen Kunden und Teams:

– Die Ausführungsfristen bei Überweisungen in andere europäische Länder werden kürzer.
– Der gesamte Zahlungsverkehr (inländisch und ausländisch) kann über ein einziges Konto abgewickelt werden.
– Für Zahlungen im Inland und in ganz Europa gelten identische Preise, es gibt keinen Aufpreis mehr für Auslandsgeschäfte.

Konkrete Änderungen:

– IBAN: Die bisherige 8-stellige Kontonummer wird von der internationalen, 22-stelligen IBAN (International Bank Account Number) abgelöst.
– BIC: Anstelle der Bankleitzahl erhält jede Bank eine einheitliche internationale Bankleitzahl, den BIC (Business Identifier Code) mit dem Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifiziert werden.
Eine andere Bezeichnung für den BIC ist SWIFT-Code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication).

Wo findet man IBAN und BIC?
– Für Eure Überweisungen findet Ihr die IBAN und den BIC auf den Geschäftspapieren Eures Vertragspartners (z.B. Rechnung oder Briefkopf) oder auf Nachfrage.
– Soll Euch Geld überwiesen werden findet Ihr die Daten zur IBAN und BIC auf Eurem Kontoauszug, auf Eurer Bankkarte oder im Online-Banking Account.
– Bei mein-tagwerk.de habt Ihr schon jetzt die Möglichkeit, Eure IBAN und BIC Daten zu verwenden. Geht dazu einfach zu ÜBERSICHT > Einstellungen > Grundeinstellungen und hinterlegt die IBAN und den BIC. In den Textvorlagen für Eure Rechnungen haben wir ebenfalls Felder für IBAN und BIC bereitgestellt, geht dafür zu RECHNUNGEN > Textvorlagen und bearbeitet Eure bestehenden Textvorlagen oder legt neue an.

To-Do Liste für Selbständige:

Anpassung Eurer Unterlagen und Zahlungsinformationen
– Für Zahlungen innerhalb Deutschlands müsst Ihr ab 01.02.2014 immer die IBAN angeben, bei grenzüberschreitenden Überweisungen in die EU muss bis zum 01.02.2016 noch zusätzlich der BIC mit aufgeführt werden.
– Überall wo sie hinterlegt sind und werden müsst Ihr die Kontodaten Eurer Kunden aktualisieren.
– Auch Eure Kontodaten müssen überall, auf allen Briefbögen und auf Eurer Website aktualisiert werden.

Anpassung der Buchhaltung
– Die SEPA-Lastschriften und -Überweisungen haben ein spezifisches Datenformat, das XML-Nachrichtenformat des ISO-20022-Standards Ab dem Umstellungstag muss dieses Format verwendet werden.
– Für mein-tagwerk.de arbeiten wir bereits an der Lösung und informieren Euch, sobald der Umstellungsvorgang abgeschlossen ist.

Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer
– Wenn Ihr am SEPA-Lastschriftverfahren als Zahlungsempfänger teilnehmt, müsst  Ihr eine Gläubiger-ID beantragen. (Online bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de)
– Ihr erhaltet mit der ID eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die Euch als Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert.

Inkasso-Vereinbarung mit der Hausbank treffe
– Bevor Ihr Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen könnt, muss Euch Eure Hausbank im Rahmen einer Inkasso-Vereinbarung als Zahlungsempfänger zulassen.

Überprüfung der Einzugsermächtigungen von Firmen und Verbrauchern
– Bisherige Einzugsermächtigungen von Verbrauchern (Basis-Lastschrift) haben innerhalb Deutschlands weiterhin bestand und können zukünftig für die SEPA-Lastschrift genutzt werden.
– Als Zahlungsempfänger seid Ihr allerdings verpflichtet, Euren Kunden den Wechsel auf das SEPA-Lastschriftverfahren mitzuteilen und die neue gesetzliche Widerspruchsfrist von acht Wochen zu beachten.
– Für SEPA-Firmenlastschriften müsst Ihr als Zahlungsempfänger ein Mandat einholen.
– Außerdem muss der Zahlungspflichtige die Erteilung des Mandats vor der ersten Einlösung einer SEPA-Firmenlastschrift seinem Kreditinstitut gegenüber bestätigen.
-Vorlagen für die Mandate findet Ihr bei Eurer Bank.

Erstellung von Lastschrift Mandaten
Ein SEPA-Lastschriftmandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Bei neuen Verträgen ab Februar 2014 sind diese Mandate verpflichtend.
– Basislastschrift (Verbraucher)
kann – wie die Einzugsermächtigungslastschrift – innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies bei Erst-und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Voraussichtlich ab November 2013 kann diese Vorlauffrist in Deutschland auf einen Interbankengeschäftstag verkürzt werden.
– Firmenlastschrift (Firmen)
ist ausschließlich im Zahlungsverkehr mit Unternehmen möglich. Die Lastschrift kann nicht zurückgegeben werden. Die Zahlstelle ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. SEPA-Firmenlastschriften müssen der Zahlstelle einen Geschäftstag vor dem Fälligkeitstag vorliegen.

Soweit der erste Überblick mit Handlungsempfehlungen zur SEPA-Umstellung für Selbständige und Freiberufler. Bitte beachtet, dass der Überblick keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und dass Ihr Euch für den reibungslosen Ablauf weitere detaillierte Informationen einholen solltet. In folgenden Quellen und Linktipps findet Ihr aktuelle Informationen, Vorlagen und Mustertexte sowie Checklisten, damit Ihr die Umstellung optimal durchführen könnt.

Quellen und weiterführende Links:

Mustertexte und Checklisten DIHK
http://www.stuttgart.ihk24.de/existenzgruendung/Aktuelles/2246238/Fuer_2014_auf_SEPA_vorbereiten.html

Sepadeutschland für Unternehmen:
https://www.sepadeutschland.de/sepa-fuer-unternehmen-und-handel

Informationen der IHK Berlin
http://www.ihk-berlin.de/servicemarken/Service_fuer_Unternehmen/Thema/2433880/Thema_des_Monats_Juli_August_2013.html

WiWo Beitrag:
http://www.wiwo.de/unternehmen/mittelstand/zahlungsverkehr-mittelstaendler-haben-von-sepa-noch-keinen-plan/7991936.html

Bitkom Leitfaden:
http://www.bitkom.org/de/themen/60529_71253.aspx 

Bundesbank:
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html
und
http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Dossier/Kerngeschaeftsfelder/glaeubiger_identifikationsnummer.html?docId=148954&notFirst=true

Videos und Zusammenfassungen vom Bankenverband:
http://bankenverband.de/themen/fachinformationen/zahlungssysteme/sepa/sepa-weitere-informationen/?searchterm=sepa

« tagwerk coporate: Controlling und Reporting für Freelancer und Unternehmen Linktipps aus dem August »